Kostenerstattung für Ehrenamtliche des Jugendreferats

Merkblatt

Liebe Ehrenamtliche,

wenn ihr im Rahmen von Veranstaltungen des Jugendreferats einkauft, beachtet bitte folgendes zur Kostenerstattung:

 

– Kosten müssen im Vorhinein abgesprochen sein.

 

– Wir achten auf auch beim Einkauf auf Nachhaltigkeit & Menschlichkeit. Keine Erstattung für Bestellungen bei Amazon, Temu, Ebay oder ähnlichen Plattformen und keine Bestellungen aus dem Ausland.
– Erlaubt sind z. B. Einkäufe bei Butinette, Otto, ähnlichen Händlern oder lokalen Geschäften.

 

Bitte vermerkt immer auf dem Beleg oder in einem Begleitzettel:
– Für welche Veranstaltung die Kosten entstanden sind.
– Auf welches Konto die Erstattung überwiesen werden soll (IBAN + Kontoinhaber*in).

 

– Belege bitte bis spätestens 4 Wochen nach Veranstaltungsende einreichen.

– Falls ihr einen Vorschuss bekommen habt, früher, direkt nach der Veranstaltung.

 

– Originalbelege sind zwingend erforderlich (z. B. Kassenzettel).
– Bitte legt diese z.B. in einem Umschlag ein und werft sie im Jugendreferat ein.
– Fotos oder nur Kopien sind nicht erlaubt.

 

– Wenn möglich, lasst euch eine Rechnung ausstellen, Rechnungen erleichtern die Bearbeitung und sind daher besonders willkommen.

– Rechnungen müssen auf das Jugendreferat adressiert sein (Katholisches Jugendreferat, Uhlandstraße 3, 78532 Tuttlingen).

– Wenn es einen Lieferschein gibt, gebt den bitte mit ab.

 

– Kosten für verschiedene Veranstaltungen müssen auf getrennten Belegen dokumentiert sein.
– Idealerweise trennt ihr auch verschiedene Kostenarten (z. B. Verpflegung, Material, Fahrtkosten) auf unterschiedlichen Belegen.

 

– Bei Mahlzeiten im Restaurant benötigt ihr einen Bewirtungsbeleg.
– Fragt das Restaurant einfach danach (die Mitarbeiter*innen wissen, was gemeint ist).

 

Unsicher? Fragt einfach!
Wenn ihr unsicher seid, ob eine Ausgabe erstattungsfähig ist – fragt vorab nach. Heidi ist hier die richtige Ansprechpartnerin. Wir helfen gerne weiter!

 

Wichtig: Ohne vollständige und korrekte Belege kann keine Erstattung erfolgen.
Vielen Dank für eure sorgfältige Mitarbeit!